Блог
Все о событийном рынке Крыма
В этом разделе мы делимся анализом, трендами, особенностями развития событийного рынка Крыма, а также своим опытом и идеями организации событий в Крыму
Минимизация рисков при организации событий
Каждая компания, которая имеет отношение к организации мероприятий, наверняка сталкивалась в своей работе с непредвиденными обстоятельствами. Как показывает статистика, ни одно мероприятие не проходит без каких-либо сбоев, накладок или форс-мажоров. Даже самые незначительные риски воплощаются в реальность. А вот как организатор сможет с ними справиться – этому учат в Departament Event MBA.

Наша компания посетила открытый мастер-класс, на котором были подробно рассмотрены виды рисков, способы их выявления и пути минимизации. Информация, на наш взгляд, довольно актуальная, поэтому хотим поделиться ею с вами.


Для начала рассмотрим виды рисков по характеру происхождения:

- погодные риски;

- технические риски;

- дискоммуникация;

- пограничные зоны в распределении ответственности;

- человеческий фактор.

Наверняка каждый читающий уже отметил для себя не один пример рисков по каждому пунктуJ

Для того, чтобы выявить риски, необходимо их классифицировать по составляющим мероприятия:

- площадка;

- техника;

- декорации;

- кейтеринг;

- продакшн;

- программа на сцене/шоу;

- диджитал;

- артисты;

- входная зона/регистрация;

- гости;

- безопасность;

- персонал и пр.

У каждого события могут добавляться или наоборот могут отсутствовать те или иные риски, связанные с составляющими ивента.

Чтобы выявить конкретные риски, которые могут возникнуть на том или ином событии, необходимо пользоваться рядом приемов и техник в зависимости от особенностей проекта:

- приглашение независимого эксперта, у которого «глаз не замылен», более опытен;

- краш-тест;

- анализ зон ответственности;

- общие встречи по блокам;

- задать себе вопрос «за что волнуетесь больше всего?»;

- генеральный прогон.

Проведя выявление возможных рисков на проекте, необходимо оценить эти риски. Оценка рисков проходит следующим образом:

- оценка вероятности возникновения;

- оценка последствий;

- создание карты рисков.

Карта рисков создается для того, чтобы визуализировать и структурировать риски по степени влияния и вероятности возникновения. Она представляет собой график с пересечением оси влияния по горизонтали и оси вероятности возникновения по вертикали. Создав такую карту, мы сразу понимаем, о каких рисках нужно позаботиться в первую очередь, а какие являются второстепенными.

После того, как риски выявлены, структурированы и оценены, необходимо провести ряд действий для минимизации рисков:

- диверсификация рисков (например, разделить одну задачу на более мелкие элементы и распределить между несколькими подрядчиками);

- передача рисков (например, если клиент хочет уменьшить количество алкоголя на банкете, но вы понимаете, что этого недостаточно, нужно официально уведомить клиента о том, что высока вероятность нехватки алкоголя. Вы этот риск озвучили и переложили на клиента);

- усиление контроля;

- 30% времени на форс-мажоры;

- план Б;

- пошаговый план;

- кризис-менеджер в команде (человек, у которого нет конкретных задач, при возникновении непредвиденных обстоятельств занимается устранением последствий);

- разработка стандартов работы компании.

Все эти превентивные меры позволят устранить или свести к минимуму последствия возникновения тех или иных рисков.

Уверены, данная информация будет полезна для всех организаторов и позволит спокойнее спать по ночам при организации событийJ

Все фото и видеоматериалы принадлежат их владельцам и используются только в демонстрационных целях. Пожалуйста, не используйте их в коммерческих проектах