Этот материал я хотела бы адресовать всем клиентам, которые в борьбе за экономию бюджета порой допускают непоправимые ошибки и вместо экономии получают двойные затраты либо колоссальный ущерб для своей компании. И сегодня речь пойдет о необходимости заказа проведения мероприятия «под ключ».
Для начала хочу отметить, что в Крымском регионе довольно часто встречаются компании, которые желают максимально сэкономить, при этом, не заглядывая далеко вперед, чем же может обернуться для них такая экономия. Это в наибольшей степени касается вопроса организации масштабных мероприятий, которые включают в себя довольно много разных каналов коммуникаций и работу с большим количеством подрядчиков.
«Ну и что особенного в этом? Мы и сами можем справиться с организацией такого мероприятия», - подумают руководители многих компаний. И в какой-то степени будут правы, однако сразу подготовьтесь к тому, что вам придется заниматься исключительно этим процессом и контролировать каждый даже промежуточный шаг, нужно будет организовать правильные зоны стыковки каждого из подрядчиков и быть готовыми к любым форс-мажорам.
Всего этого можно избежать, если заказать мероприятие «под ключ» у любого агентства. При этом вы получите ряд таких преимуществ как:
Единое ответственное лицо за всю организацию мероприятия
Вам не нужно иметь в телефонной книге номера десятков людей – фотографа, видеографа, ведущего, музыкантов, промоутеров, моделей и пр. лиц. Вам достаточно контактов координатора проекта, который находится на связи 24/7 и всегда готов компетентно ответить на любые ваши вопросы.
Договорные обязательства по качественному оказанию услуг
Заключая единый договор с компанией-организатором вы получаете юридическую гарантию того, что ваш запрос будет выполнен в полной мере и так, как вы этого хотите. В противном случае компанию-организатора будут ожидать штрафные санкции или судебные тяжбы. Поверьте, всегда проще юридически решить вопрос с одним агентством, а не заниматься судебными разбирательствами с множеством лиц исполнителей.
Полная стыковка зон ответственности каждого из участников подготовительного процесса
Здесь я хочу привести несколько примеров из собственного опыта, чтобы вы поняли, о чем идет речь. Так, один из наших клиентов решил сэкономить бюджет на открытие крупнейшего гипермаркета в Крыму и нанял отдельно дизайнера, который сделал им макеты листовок, отдельно договорился с типографией, чтобы им их напечатали, и отдельно заказал у нас промо-активности для их распространения. Казалось бы, элементарная активность. А получилось все не так, как хотелось бы. Дизайнер сделал макет, согласовал его с администрацией гипермаркета и отправил по почте в типографию по частям 4-мя письмами, типография получила 3 письма, собрала единый макет, напечатала его и передала нам для распространения. Мы распространили. В итоге на макете недоставало части информации, которая содержалась в недошедшем до типографии четвертом письме. Администрация гипермаркета была в бешенстве, однако крайних они так и не нашли – дизайнер свою работу выполнил и отправил макеты, типография получила макет и пустила его в печать (в их обязанности не входит проверка или корректировка макета), а мы их распространили. Таким образом, гипермаркет пытался сэкономить на оплате работы координатора агентства и решил заказать все по-отдельности. А по факту им пришлось перепечатывать тираж еще раз и еще раз его распространять.
Или второй пример, опять на открытие магазина у одного агентства был заказан ведущий и музыкальное оборудование, а у второго агентства - выступление музыкальной группы. По итогу приехала музыкальная группа со своими инструментами, а то звуковое оборудование, которое привезло первое агентство не подходило для выступления. Таким образом, открытие было на грани срыва.